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Privacy Policy

Commitment to Privacy Protection個人情報保護への取り組み

Tokyo Movie Co., Ltd. (hereinafter “the Company”) is profoundly aware of the importance of protecting personal information as a company engaged in the planning and production of a wide range of communication tools including videos, printed matters, web content and exhibitions. The Company treats the personal information it acquires and other personal information received from customers and partner companies as the most significant information property of its business and defines the protection of such information as a social responsibility.
To make strict use of all personal information handled by the Company, all employees will endeavor to protect personal information in accordance with the Privacy Policy set out below.

株式会社東京映画社(以下、当社とする)は、映像、印刷物、Web、展示会等をはじめとした広範なコミュニケーションツールの企画制作に携わる企業として、個人情報保護の重要性を深く認識しています。当社が取得する個人情報やお客様、提携企業様からお預かりする個人情報は、当社の事業においてもっとも重要な情報資産であり、個人情報を保護することは社会的責務と位置付けています。
当社は、取り扱うすべての個人情報を厳正に活用していくために、以下に定める「個人情報保護方針」に基づき、全従業者が個人情報の保護に努めます。

Privacy Policy個人情報保護方針

  • 1.At the time of acquiring personal information, the Company will specify the purposes of use thereof and use only fair and legal means of acquisition within the scope reasonably required by its operations.
    当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な事業の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
  • 2.The Company will use the personal information it has acquired within the scope of the purposes of use and take measures to prevent any such information from being used for any other purpose.
    当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  • 3.In the event of entrusting or offering personal information to any third party, the Company will select a party that sufficiently meets the protection standards and executes an agreement or equivalent to implement appropriate measures.
    当社は、個人情報を第三者に委託および提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
  • 4.The Company will comply with laws and ordinances pertaining to personal information, with guidelines instituted by the national government and with other norms.
    当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  • 5.The Company will be aware of the risk of leakage, loss or damage of personal information, establish internal standards and responsibility systems for prevention or remediation purposes and implement appropriate measures.
    当社は、個人情報の漏洩、滅失または毀損等のリスクを認識し、その防止および是正のための社内基準や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。
  • 6.The Company will sincerely and swiftly respond to complaints and inquiries concerning the handling of personal information from persons concerned therewith.
    当社は、ご本人様からの個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。
  • 7.The Company’s officers and employees will recognize the importance of protecting personal information and endeavor to properly protect personal information. For this purpose, the Company will set up a personal information management system that complies with the requirements for personal information protection management systems under JIS Q 15001 to enforce full compliance by employees and constantly improve the system.
    当社の役員および従業員は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の適切な保護に努めます。そのため、「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JIS Q 15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全従業者が遵守するとともに、この継続的改善に努めます。

制定日 平成25年9月1日
株式会社東京映画社
代表取締役社長 百々 立夫
Date of Establishment: September 1, 2013
Tatsuo Dodo, President and CEO
Tokyo Movie Co., Ltd.

Contact Address for Complaints and Inquiries on Handling of Personal Information
個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談等の申出先

For any complaint or inquiry about the Company’s handling of personal information, please contact the Company’s Personal Information Contact Desk, either by postal service or by phone. Please note that the Company does not accept complaints or inquiries through in-person visits.

Personal Information Contact Desk
Tokyo Movie Co., Ltd.
2-12-33 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052 Japan
Phone: 03-3582-2726
(Open from 10:00 to 17:00, except on Saturdays, Sundays, national holidays and the non-business days designated by the Company)

For the purposes of use and entrustment of personal information, please refer to Statement of the Company’s Purposes of Use of Personal Information.
For request procedures for disclosure or other treatment, please refer to Procedures Concerning Requests for Disclosure or Other Treatment of Personal Information.

当社の個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談等につきましては、郵送または電話のいずれかの方法で、「個人情報お問合せ窓口」までご連絡をください。なお、直接ご来社いただいてのお申出はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

 「個人情報お問合せ窓口」
 〒107-0052 東京都港区赤坂2-12-33
 株式会社東京映画社 個人情報お問合せ窓口
 電話 03-3582-2726
 (受付時間 10:00~17:00 ただし、土日・祝祭日・当社指定の休業日を除く)

個人情報の利用目的・委託は、「当社の個人情報利用目的の公表」をご参照ください。
開示等の請求手続きは、「個人情報の開示等の求めに関する手続き」をご参照ください。

Statement of the Company’s Purposes of Use of Personal Information
当社の個人情報利用目的の公表

1. Purposes of Use of Personal Information個人情報の利用目的

The Company will endeavor to properly acquire and use personal information from business partners for the implementation of contracted operations as well as personal information directly received from the persons concerned, within the limit necessary for the fulfillment of the purposes specified below. The Company will not use any personal information for any other purpose except where permitted by law or ordinance.
Personal information acquired from business partners for the implementation of contracted operations:

  • 1)Planning, operation and implementation of events, seminars and various kinds of shows and campaigns and equivalents
  • 2)Production, operation and management of online content and distribution of e-mail magazines
  • 3)Operation of the campaign office
  • 4)Implementation of prize draws, dispatch of prizes won, and others
  • 5)Questionnaire surveys and analyses
  • 6)Dispatch, operation and management of direct mail, brochures, quarterly magazines and suchlike
  • 7)Auditions concerned with shooting and equivalents and operations associated therewith
  • 8)Other operations contracted by business partners

Personal information acquired directly from persons concerned therewith:

  • 1)To reply to the information owner’s inquiry or request concerning our services
  • 2)Operations for the management of events and seminars organized by the Company
  • 3)Employment management of the Company’s employees
  • 4)The Company’s recruitment process

当社は、お取引先様からの委託業務の実施のために取得した個人情報、ならびに当社がご本人様から直接取得した個人情報は、以下の利用目的の達成に必要な範囲内で適切な取得、利用に努め、法令で認められる場合を除き、利用目的外の利用は行いません。
「お取引先様からの委託業務の実施のために取得した個人情報」

  • 1)イベント・セミナーなどの各種催事ならびにキャンペーン等の企画・運営・実施のため。
  • 2)WEB制作・運用・管理ならびにメールマガジンの配信のため。
  • 3)キャンペーン事務局の運営のため。
  • 4)懸賞の実施・景品等の発送等のため。
  • 5)アンケート調査・分析のため。
  • 6)DM・カタログ・季刊誌等の発送・運用・管理のため。
  • 7)撮影等に附帯するオーディションおよびそれに附帯する業務のため。
  • 8)その他お取引先様から委託された業務のため。

「ご本人様から直接取得した個人情報」

  • 1)ご本人様からのお問い合わせやご依頼内容にお応えするため。
  • 2)当社主催の各種イベント・セミナーの管理業務のため。
  • 3)当社従業員の雇用管理のため。
  • 4)当社の採用選考のため。

2. Personal Information Protection Manager個人情報保護管理者

Kayo Kitaoka, General Manager
ゼネラルマネージャー 北岡 香代

3. Offering of Personal Information to Third Parties個人情報の第三者提供について

The Company will never offer personal information to any third party without obtaining the consent of the information owner, except:

  • 1)when consent has been granted;
  • 2)doing so is compliant with any law or ordinance;
  • 3)when it is necessary to protect human life, health or property and it is difficult to obtain consent; or
  • 4)when the minimum necessary information is offered to a contractor within the limits necessary to fulfill the purposes of use.

当社では、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。ただし、以下の場合を除きます。

  • 1)ご本人の同意がある場合
  • 2)法令に基づく場合
  • 3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 4)利用目的の達成に必要な範囲内で、必要最低限の情報を委託先に提供する場合
4. Entrustment of Personal Information個人情報の委託

The Company may entrust personal information to an outside contractor depending on the operation. The Company will select a contractor with sufficient protections in place and will execute an agreement on the handling of personal information. The Company will also undertake appropriate management of the contractor.

当社は、業務によって個人情報を外部委託する場合があります。委託先については、十分な保護水準を持つ委託先を選考し、「個人情報の取扱いに関する契約」の締結を実施し、かつ委託先に対して適切な管理を行います。

Procedures Concerning Requests for Disclosure or Other Treatment of Personal Information個人情報の開示等の求めに関する手続き

Upon a request for notification of the purposes of use, disclosure, correction, addition or deletion, suspension of use, elimination or cessation of offering to third parties (hereinafter “disclosure or other treatment”) of personal information subject to disclosure held by the Company, the Company will take the requested action. Procedures to request disclosure or other treatment will be accepted at the address specified below.

ご本人からの求めにより、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止(「開示等」と言います。)に、ご対応させていただく場合の手続きは、下記窓口にて受付いたします。

1. Address for Submission of Requests for Disclosure or Other Treatment開示等の請求の申出先

To request disclosure or other treatment, please complete the designated request form and send it together with the necessary documents by postal service. At the time of sending the request form to the Company, please choose the Acceptance-Recorded Mail (Tokutei kiroku yubin), Simplified Registered Mail (Kan-i kakitome) or other mail option that enables verification of delivery records.

開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。

2. Documents to be Submittedご提出していただくもの
  • 1)A request form for disclosure or other treatment of your personal information
    個人情報の開示等の請求書
  • 2)A letter of request for correction, suspension of use, etc. of your personal information
    個人情報の訂正・利用停止等の請求書
  • 3)Your personal identification document (e.g. a photocopy of your driving license, passport, or health insurance certificate)
    ご本人様確認のための書類(運転免許証、パスポート、健康保険証などの写し)
  • 4)If the procedures are taken by a legal representative, a document certifying his or her legal right of representation in addition to the document specified in 3) above
    法定代理人の場合は、上記3)に加え、法定代理権があることを確認する書類
3. Fee手数料

Please note that you will be charged a process fee of 800 yen per request with respect to requests for disclosure and for notification of the purposes of use from among the requests concerned. If submitting a request by postal service, you will be asked to pay the fee by bank transfer or equivalent means.

当該ご請求のうち、開示のご請求及び利用目的の通知のご請求につきましては、1回のご請求につき、800円の手数料をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。なお、郵送でご請求いただく場合は、振込み等により、手数料をいただきます。

4. Purposes of Use of Personal Information Acquired in Connection with the Request for Disclosure or Other Treatment開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

The Company will handle personal information acquired in connection with your request for disclosure or other treatment solely within the limit of fulfillment of your request for disclosure or other treatment.

開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

5. Cases Where Requests for Disclosure or Other Treatment Cannot be Answered
  開示等のご依頼にお応えできない場合

Please note that the Company is unable to answer your request for disclosure or other treatment in any of the cases set out below:

  • 1)There is any deficiency in the documents submitted.
  • 2)Your identification cannot be verified.
  • 3)In the case where the request is made by a representative, his or her right of representation cannot be verified.
  • 4)The information concerned with your request does not fall under the personal information held by the Company.
  • 5)Answering your request would constitute a violation of any other law or ordinance.

次に定める場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承ください。

  • 1)ご提出頂いた書類に不備があった場合
  • 2)ご本人の確認が出来ない場合
  • 3)代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
  • 4)当社の保有している個人情報に該当しない場合
  • 5)他の法令に違反することとなる場合
6. Submission Address Concerning Treatment of Personal Information Subject to Disclosure
  開示対象個人情報の取扱いに関する申し出先

Personal Information Contact Desk
Tokyo Movie Co., Ltd.
2-12-33 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052 Japan
Phone: 03-3582-2726
(Open from 10:00 to 17:00, except on Saturdays, Sundays, national holidays and non-business days in the Year-End and New-Year Periods)

〒107-0052 東京都港区赤坂2-12-33
株式会社東京映画社 個人情報お問合せ窓口宛
TEL:03-3582-2726 (受付時間10:00~17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く)